A tecnologia, em tese, deveria aumentar a nossa produtividade e até reduzir o tempo de trabalho, mas nem sempre isso é verdade. Sentimo-nos mais ocupados do que nunca. Então tente seguir estas dicas para otimizar seu dia de trabalho e quem sabe até reduzir seu tempo no escritório:
1. Limpe sua mesa. Quando falta organização, tendemos a ficar mais agitados, sem um sentido claro de onde canalizar a sua energia. Ai vai uma sugestão: pense cada novo item que chega em sua mesa como um inseto que está se infiltrando em seu território. Seu trabalho é se livrar dele o mais rapidamente possível, seja por colocando-o em seu devido lugar ou no lixo mais próximo para reciclagem. Todo material sobre sua mesa deve dizer respeito à tarefa que você está trabalhando naquele exato momento.
2. Utilize as ferramentas como as do Google. Gerencie seu mundo virtual de forma eficiente utilizando suítes como a do Google. Os produtos, que incluem o Gmail, Google Docs, Google Calendar e Google Sites, racionalizam as tarefas e facilitam a colaboração entre as pessoas. Muitos são gratuitos, seguros e disponíveis em todos os lugares, basta ter uma conexão com a Internet.
3. Diminua as distâncias sem sair do lugar. Serviços de chamadas de vídeo, como Skype, que é gratuito e está disponível em 28 idiomas, permitem que você se conecte visualmente com qualquer pessoa no mundo através de uma webcam e um microfone. Hoje tecnologias como o WebEx permitem até a comunicação a partir de um alto-falante para uma audiência.
4. Repense as reuniões de equipe. Não convoque reuniões de forma indiscriminada. Vale lembrar que o trabalho real é feito fora da sala de reuniões. Então evite gastar tempo a menos que a reunião tenha um motivo estratégico como delegar tarefas ou levantar a bandeira para possíveis problemas de forma a serem gerenciados antes de se tornarem problemas de fato.
5. Corte a procrastinação pela raiz. Levante a mão se você já passou semanas adiando uma tarefa que só deve levar algumas horas, porque você sabe que não quer fazer. Reparta projetos complexos em pedaços menores, com fáceis pontos de partida e conclua-os.
(Fonte: Zen Habbits)
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